Das Gewinnen und Bewirten von Kunden mit kreativen Angeboten und das Erzielen großer Boni verleihen der Vertriebarbeit Glamour, doch das Verfassen von Antworten auf hunderte langweiliger Fragen in den Angebotsanfragen (RFPs) potenzieller Kunden ist mühsame Plackerei. Glücklicherweise beginnt generative KI, wie ChatGPT, diese ermüdende Unternehmenskismusache zu verändern. Im April startete Twilio, ein Anbieter von Kommunikationssoftware, mit RFP Genie ein Tool, das GPT-4 nutzt, um RFPs zu analysieren, Tausende interner Dokumente nach relevanten Daten abzusuchen und passende Antworten zu generieren. Das Verkaufsteam kopiert, fügt ein und bearbeitet diese Antworten nur noch leicht, um sie in formelle Dokumente umzuwandeln. Aufgaben, die früher zwei Mitarbeiterwochen in Anspruch nahmen, erledigen sich jetzt in Minuten. Twilio rechnet damit, mehr und bessere Verkaufsgespräche zu führen, ohne Mitarbeiter entlassen zu müssen, und so Lösungeningenieure für komplexere Probleme freizusetzen, die menschlichen Kontext erfordern, sagt CEO Jeff Lawson. Twilio ist nicht allein: Google Cloud, die Werbeagentur EssenceMediacom und das KI-Startup DataRobot haben ebenfalls generative KI-Bots für RFPs eingeführt. Der interne KI-Hackathon von IBM hat einen RFP-Bot mit Watsonx. ai’s großem Sprachmodell zum Sieger erklärt, der Antworten in einem Zehntel der Zeit liefert, die eine manuelle Bearbeitung braucht. Beratungsfirmen wie Bain und Deloitte propagieren das RFP-Konzept bei Kunden, und Anbieter von RFP-Managementsoftware integrieren generative KI. RFPs enthalten typischerweise eintönige, standardisierte Fragen zu technischen Details—wie Cloud-Verfügbarkeitszeiten oder Multi-Faktor-Authentifizierung—that everyone must answer but kaum jemand gern macht, oft ziehen sie Top-Ingenieure von wertvolleren Projekten ab. Viele scherzen oder befürchten, dass Antworten selten gelesen werden, bevor Kaufentscheidungen getroffen werden. Generative KI bringt eine willkommene Erleichterung für Mitarbeiter, die in diesem „RFP-Hölle“ gefangen sind, und könnte Ängste mindern, dass KI Menschen ersetzen wird. Doch während KI immer mehr Antworten schreibt, wird sie vermutlich auch eigene Fragen generieren, Vorschläge für Bewertungen abgeben und Gewinner empfehlen, während Menschen letzten Endes nur noch kurze Überprüfungen vornehmen. „Der AI-RFP ist ein erster Schritt dahin, den RFP durch etwas Besseres zu ersetzen“, sagt Peter Bonney, CEO von Vendorful, das eine vergleichbare KI-Lösung verkauft. Nach dem Abbau großer Teile der Twilio-Belegschaft in 2022 und Anfang 2023, um die Effizienz zu steigern, sieht Lawson generative KI als zentralen Baustein zur Produktivitätssteigerung. Bereits 2020 begann er, mit Textgeneratoren zu experimentieren, und nach der Veröffentlichung von GPT-4 durch OpenAI beauftragte er sein Team, die Abläufe zu optimieren.

Die Datenwissenschaftler und Ingenieure bei Twilio entwickelten eine Methode, die eine Software kombiniert, welche relevante technische Ausschnitte aus Unternehmensdateien abruft, mit GPT-4 zusammenfasst und diese Zusammenfassungen klar sowie professionell darstellt. Obwohl GPT-4 äußerst genaue Antworten liefert, werden alle Antworten noch immer von menschlichen Experten geprüft und bearbeitet. Dieses System ist ein Beispiel für retrieval-augmented generation (RAG), das „Halluzinationen“ der KI durch die Anbindung an echte Daten reduziert. Jay Schuren, Chief Customer Officer bei DataRobot, vergleicht RAG damit, jemandem eine Rednerkarte zu geben: „Das Sprachmodell erzählt eine zusammenhängende Geschichte, bleibt aber beim Skript. “ DataRobot hat kürzlich eine Plattform gestartet, mit der Kunden ihre eigenen RFP-Antworter bauen können. Twilio’s RFP Genie arbeitet weltweit und unterstützt mehrere Sprachen. Durch die Automatisierung von etwa 80 % jeder RFP-Antwort ermöglicht das Tool den Key Account Managern, mehr Geschäfte zu akquirieren, da es RFPs übernimmt, die zuvor zu zeitaufwendig waren. Anstatt Personal abzubauen, führt die eingesparte Zeit dazu, dass Teams mehr Anfragen bearbeiten und Kunden besser bedienen können, erklärt Sprecherin Miya Shitama. Das Tool wird weiterentwickelt, um aus Mitarbeiterkorrekturen zu lernen und mehr Persönlichkeit zu gewinnen—es merkt trocken an, dass es besonders gut ist bei Fragen zu Twilio’s Funktionen und Kundenreferenzen. Twilio hat zudem Chatbots entwickelt, die andere Vertriebsteams bei der Informationsbeschaffung über das Angebot des Unternehmens unterstützen. Insgesamt beantworten diese Bots monatlich über 12. 000 Fragen, darunter rund 5. 000 via das RFP-Tool. Während diese KI-Assistenten die Vertriebseffizienz steigern, könnten die Arbeitsbelastungen zunehmen; kleinere Unternehmen können jetzt bei Chancen bieten, die ihnen aufgrund begrenzter Mitarbeiterzahl zuvor versperrt waren, sagt Mac Liu, CEO von Vultron, der bei der Automatisierung von Regierungsauftrag-Ausschreibungen hilft. Bonney erinnert sich an eine langwierige, veraltete 700-Fragen-RFP, eine entmutigende Aufgabe, die ihn dazu veranlasste, KI-Tools zu entwickeln, um Vertriebsmitarbeiter zu entlasten und sie für komplexe, lohnende Probleme einzusetzen. Kürzlich hatte er den Verdacht, dass ein erhaltenes Fragebogen-Formular von ChatGPT generiert worden war, was die wachsende Rolle von KI sowohl bei der Erstellung als auch bei der Beantwortung von RFPs signalisiert. „Und wissen Sie was?“, sagt er lachend, mit einem Anzeichen dafür, dass diese Entwicklung unausweichlich ist.