ग्राहकों को रचनात्मक प्रस्तावों के साथ जीतना और बड़े बोनस कमाना बिक्री कार्य में ग्लैमर लाता है, लेकिन ग्राहकों की प्रस्तावित मांगों (RFPs) में सैकड़ों उबाऊ सवालों के जवाब तैयार करना थकाऊ काम है। सौभाग्य से, जेनरेटिव AI, जैसे ChatGPT, इस नीरस कॉर्पोरेट कामकाज को बदलना शुरू कर रहा है। अप्रैल में, Twilio, जो एक संचार सॉफ्टवेयर निर्माता है, ने RFP Genie नामक उपकरण लॉन्च किया, जो GPT-4 का उपयोग करके RFPs को समझता है, हजारों आंतरिक दस्तावेजों में प्रासंगिक डेटा खोजता है, और उपयुक्त जवाब तैयार करता है। बिक्री कर्मचारी फिर इन जवाबों को कॉपी, पेस्ट, और हल्के-फुल्के संपादन के साथ औपचारिक दस्तावेजों में शामिल कर लेते हैं। जिन कार्यों में पहले दो कर्मचारी दो सप्ताह तक लगे रहते थे, वे अब मिनटों में पूरे हो जाते हैं। Twilio का अनुमान है कि इससे अधिक और बेहतर बिक्री प्रस्ताव बनाए जा सकते हैं, बिना छंटनी के, जिससे समाधान इंजीनियर अधिक जटिल मुद्दों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, कहते हैं CEO Jeff Lawson। Twilio अकेला नहीं है: Google Cloud, विज्ञापन एजेंसी EssenceMediacom, और AI स्टार्टअप DataRobot ने भी जेनरेटिव AI आधारित RFP बॉट्स लॉन्च किए हैं। IBM के आंतरिक AI ह्याकाथन में, Watsonx. ai के बड़े भाषा मॉडल का उपयोग करने वाले एक RFP बॉट को विजेता घोषित किया गया, जिसने डेढ़ घंटे में जवाब देने का काम किया, जबकि हाथ से काम करने में दस गुणा अधिक समय लगा था। कंसल्टिंग फर्म्स जैसे Bain और Deloitte अपने ग्राहकों को RFP अवधारणा का प्रचार करती हैं, और RFP प्रबंधन सॉफ्टवेयर निर्माता भी जेनरेटिव AI को शामिल कर रहे हैं। सामान्यतः, RFPs में तकनीकी विवरण जैसे क्लाउड अपटाइम या मल्टीफैक्टर प्रमाणीकरण जैसी उबाऊ और मानकीकृत प्रश्न होते हैं—जिनके उत्तर हर कोई देना जरूरी मानता है लेकिन उनमें से कई को कोई आनंद नहीं आता, और अक्सर शीर्ष इंजीनियर ज्यादा महत्वपूर्ण परियोजनाओं से दूर कर दिए जाते हैं। कई लोग मजाक उड़ाते हैं या डरते हैं कि उत्तर शायद ही कभी खरीदारी निर्णय से पहले पढ़े जाते हैं। जेनरेटिव AI इन “RFP नरक” में फंसे कर्मचारियों के लिए एक सुखद राहत प्रदान करता है, और संभवतः इस भय का प्रतिकार भी कर सकता है कि AI मनुष्यों की जगह लेगा। फिर भी, जैसे-जैसे AI अधिक उत्तर लिखेगा, वे सवाल भी जेनरेट करना शुरू कर सकता है, प्रस्तावों का मूल्यांकन कर सकता है और विजेताओं की सिफारिश कर सकता है, जबकि मनुष्य संभवतः अंतिम जांच ही करते रहेंगे। “AI RFP एक बेहतर विकल्प के साथ RFP को बदलने की दिशा में एक शुरुआत है, ” कहते हैं Peter Bonney, CEO, Vendorful, जो इसी तरह के AI समाधान बेचते हैं। 2022 और शुरुआत 2023 में Twilio के कर्मचारियों का बड़ा हिस्सा निकालने के बाद, ताकि कार्यक्षमता बढ़ाई जा सके, Lawson का मानना है कि जेनरेटिव AI उत्पादन में वृद्धि का मुख्य केंद्र है। उन्होंने 2020 से टेक्स्ट जनरेटर के साथ प्रयोग शुरू किया और GPT-4 के जारी होने के बाद, अपनी टीम को संचालन को आसान बनाने का निर्देश दिया। Twilio के डेटा वैज्ञानिकों और इंजीनियरों ने एक ऐसा तरीका विकसित किया जिसमें कंपनी की फाइलों से संबंधित तकनीकी टुकड़ों को प्राप्त करने वाला प्रोग्राम और GPT-4 दोनों को मिलाकर इनका संक्षेप में प्रस्तुत करना शामिल है। यद्यपि GPT-4 अत्यंत सटीक उत्तर देता है, फिर भी हर जवाब की समीक्षा और संपादन मानव विशेषज्ञ ही करते हैं। यह प्रणाली रिट्रीवल ऑगमेंटेड जेनरेशन (RAG) का उदाहरण है, जो AI “भ्रम” को कम करता है क्योंकि यह प्रतिक्रियाओं को वास्तविक डेटा पर आधारित बनाता है। DataRobot के मुख्य ग्राहक अधिकारी Jay Schuren RAG की तुलना एक स्पीच बनाने के लिए दिऔ गए कुंजी कार्ड से करते हैं: “भाषा मॉडल एक संगत कहानी सुनाता है, लेकिन वह स्क्रिप्ट से बाहर नहीं जाता।” DataRobot ने हाल ही में एक प्लेटफॉर्म लॉन्च किया है जो ग्राहक खुद के RFP रिस्पॉन्डर बना सकते हैं। Twilio का RFP Genie पूरे विश्व में कार्य करता है और कई भाषाओं का समर्थन करता है। प्रत्येक RFP उत्तर का लगभग 80% स्वचालित रूप से तैयार करके, यह उपकरण अकाउंट एक्जीक्यूटिव्स को अधिक व्यवसाय करने का अवसर देता है, पहले काफी समय लेने वाले RFPs का उत्तर देना आसान बनाते हुए। कर्मचारी कम करने के बजाय, बचाया गया समय टीमों को अधिक अनुरोध संभालने और ग्राहकों को बेहतर सेवा देने की अनुमति देता है, कहते हैं प्रवक्ता मिया शितामा। इस उपकरण को सुधारने के लिए यह अब स्टॉफ द्वारा संपादन से सीख रहा है और अधिक व्यक्तित्व प्राप्त कर रहा है—यह सूखे अंदाज में नोट करता है कि यह ट्विलियो की विशेषताओं और ग्राहक कहानियों के जवाब देने में अच्छा है। Twilio ने अन्य बिक्री टीमों की मदद करने वाले चैटबॉट्स भी बनाए हैं जो कंपनी की पेशकश के बारे में जानकारी जुटाते हैं। इन बॉट्स के माध्यम से, Twilio हर महीने 12, 000 से अधिक प्रश्नों का उत्तर देता है, जिनमें से लगभग 5, 000 RFP टूल के माध्यम से होते हैं। जैसे-जैसे ये AI सहायकों की बिक्री उत्पादकता बढ़ेगी, कार्यभार भी बढ़ सकता है; छोटे व्यवसाय अब उन अवसरों पर बोली लगा सकते हैं जो पहले सीमित स्टाफ के कारण उनके लिए असंभव थे, कहते हैं Vultron के CEO Mac Liu, जो सरकारी अनुबंध बोली प्रक्रिया को स्वचालित करने में मदद करते हैं। Bonney को याद है कि उन्होंने लंबी, पुराने 700 प्रश्नों वाले RFP का सामना किया था, जो एक भारी काम था, और इस अनुभव ने उनके स्टार्टअप को AI उपकरण बनाने के प्रेरणा दी ताकि बिक्री कर्मचारी जटिल, पुरस्कृत समस्याओं को हल कर सकें। उन्हें हाल ही में शक हुआ कि उन्होंने जो प्रश्नावली प्राप्त की थी, वह ChatGPT द्वारा बनाई गई थी, जो AI के बढ़ते रोल का संकेत है—दोनों ही RFP बनाने और जवाब देने में। “और आप अंदाजा लगा सकते हैं?” वह कहते हैं, इस बदलाव की अनिवार्यता का संकेत देते हुए।