Vânzarea și întâlnirile cu clienții prin oferte creative și obținerea unor bonusuri importante adaugă glamour muncii în vânzări, dar redactarea răspunsurilor la sute de întrebări plictisitoare din cererile de ofertă (RFP-uri) ale potențialilor clienți reprezintă o muncă anevoioasă. Din fericire, inteligența artificială generativă, precum ChatGPT, începe să răstoarne această corvoadă corporatistă plictisitoare. În aprilie, Twilio, un producător de software de comunicații, a lansat RFP Genie, un instrument care folosește GPT-4 pentru a analiza RFP-urile, a căuta în mii de documente interne date relevante și a genera răspunsuri adecvate. Personalul de vânzări copiază, lipește și editează ușor aceste răspunsuri pentru a le transforma în documente formale. Taskuri care odinioară necesitau două săptămâni pentru echipe de câte doi angajați acum sunt realizate în câteva minute. Twilio estimează că va putea face prezentări de vânzări mai multe și mai bune fără concedieri, eliberând inginerii de soluții pentru a se concentra asupra problemelor complexe ce necesită un context uman, spune CEO-ul Jeff Lawson. Twilio nu este singur: Google Cloud, agenția de publicitate EssenceMediacom și startup-ul de AI DataRobot au introdus de asemenea roboți generativi de RFP-uri. Hackathon-ul intern al IBM dedicat AI a desemnat un robot pentru RFP bazat pe Watsonx. ai ca fiind câștigător, oferind răspunsuri în o zecime din timpul necesar lucrului manual. Companii de consultanță precum Bain și Deloitte promovează conceptul de RFP către clienți, iar producătorii de software pentru managementul RFP-urilor integrează AI generativă. De obicei, RFP-urile conțin întrebări standard și monotone despre detalii tehnice, cum ar fi disponibilitatea cloud-ului sau autentificarea multifactor, la care toți trebuie să răspundă, dar puțini se bucură de acest proces—adesea recrutând ingineri de top departe de proiecte mai valoroase. Mulți glumesc sau se tem că răspunsurile sunt rareori citite înainte de deciziile de cumpărare. Inteligența artificială generativă aduce un sprijin binevenit pentru angajații blocați în această „iad a RFP-urilor”, potențial contracarând temerile că AI va înlocui oamenii. Dar, pe măsură ce AI scrie tot mai multe răspunsuri, probabil va începe și să genereze întrebări, să evalueze propuneri și să recomande câștigători, în timp ce oamenii vor putea doar să efectueze verificări rapide. „RFP-ul AI este un pas mic spre înlocuirea RFP-ului cu ceva mai bun, ” afirmă Peter Bonney, CEO al Vendorful, care vinde o soluție AI similară. După concedieri semnificative în rândul angajaților Twilio în 2022 și începutul lui 2023, pentru a crește eficiența, Lawson percepe AI-ul generativ ca fiind fundamental în creșterea productivității. A început să experimenteze cu generatoare de text în 2020, iar după lansarea GPT-4 de către OpenAI, a însărcinat echipa să optimizeze operațiunile.

Data scientistii și inginerii Twilio au dezvoltat o metodă care combină un program ce extrage fragmente tehnice relevante din fișierele companiei cu GPT-4 pentru a le rezuma clar și profesional. Deși GPT-4 generează răspunsuri extrem de precise, experții umani revizuiesc și editează toate răspunsurile. Acest sistem exemplifică conceptul de generare augmentată prin căutare (RAG), ceea ce reduce „halucinațiile” AI-ului, fundamentând răspunsurile pe date reale. Directorul de clienti al DataRobot, Jay Schuren, compară RAG cu oferirea unui card de indicii unei persoane pentru un discurs: „Modelul lingvistic spune o poveste coerentă, dar se menține în limita scenariului. ” DataRobot a lansat recent o platformă ce permite clienților să-și creeze propriul răspunsor RFP. RFP Genie de la Twilio funcționează la nivel global și suportă multiple limbi. Automattizând aproximativ 80% din fiecare răspuns la RFP, acest instrument eliberează account managerii pentru a putea urmări mai multă afacere, răspunzând la RFP-uri care anterior necesitau prea mult timp. În loc să reducă personalul, timpul economisit permite echipelor să gestioneze mai multe solicitări și să servească mai bine clienții, explică purtătoarea de cuvânt Miya Shitama. Instrumentul este îmbunătățit pentru a învăța din modificările personalului și pentru a câștiga mai multă personalitate—a menționat cu umor că excelează la răspunsurile despre funcțiile Twilio și poveștile clienților. Twilio a creat de asemenea chatboti care asistă alte echipe de vânzări prin colectarea de informații despre ofertele companiei. În aceste chatbot-uri, Twilio răspunde lunar la peste 12. 000 de întrebări, dintre care circa 5. 000 prin intermediul instrumentului RFP. Pe măsură ce acești asistenți AI stimulează productivitatea în vânzări, volumul de muncă poate crește; companiile mai mici pot acum să liciteze pentru oportunități anterior inaccesibile din cauza resurselor limitate, spune Mac Liu, CEO-ul Vultron, care ajută la automatizarea licitațiilor pentru contracte guvernamentale. Bonney își amintește de un RFP lung și învechit, cu 700 de întrebări, o sarcină copleșitoare care l-a motivat pe startup-ul său să creeze unelte AI pentru a elibera vânzătorii pentru probleme complexe și provocatoare. Recent a suspectat că un chestionar primit fusese generat de ChatGPT, ceea ce indică tot mai mult rolul crescând al AI-ului în crearea și răspunsul la RFP-uri. „Și ghici ce?” comentează el, sugerând inevitabilitatea acestei schimbări.