Steven Johnson, bekannt für seinen Ruf als Experte für Forschungssoftware und Autor von 13 Sachbüchern, ist ständig auf der Suche nach digitalen Werkzeugen, um seinen kreativen Prozess zu verbessern. Mit dem Aufstieg großer Sprachmodelle (LLMs), die KI-Tools wie ChatGPT antreiben, interessierte sich Johnson besonders dafür, wie diese zur Organisation von Informationen genutzt werden könnten. Im Jahr 2022 erregte sein Artikel über LLMs in der New York Times die Aufmerksamkeit von Forschern bei Google Labs, was zu einer Zusammenarbeit bei der Erstellung von NotebookLM führte. Dieses KI-gestützte Notizwerkzeug hilft Benutzern, Informationen zu organisieren, zusammenzufassen und Fragen zu den bereitgestellten Informationen zu beantworten, und fungiert als ein digitaler Forschungsassistent. Johnson beschreibt es als ein Werkzeug zum Verständnis, das es den Benutzern ermöglicht, tiefer in ihre kreative Arbeit einzutauchen, indem es die Informationsorganisation optimiert. Generative KI hat an Beliebtheit in der Produktivitätstechnologie gewonnen, wobei verschiedene Werkzeuge versprechen, Aufgaben wie die Terminplanung, das E-Mailen und das Notieren zu optimieren. Anfangs skeptisch, erkundet der Autor das Potenzial von NotebookLM, die Produktivität zu steigern, indem es routinemäßige Arbeitsaspekte automatisiert und so mehr Raum für kreative Aufgaben schafft. Das Tool ist insofern einzigartig, als es nur mit vom Benutzer bereitgestellten Informationen arbeitet und effektiv Notizen zusammenstellt, zusammenfasst und verbindet. Dieser Ansatz erscheint besonders attraktiv für Studenten und Wissensarbeiter. Allerdings hat NotebookLM auch Nachteile.

Es kann lange Antworten erzeugen und gelegentlich Subjektivität in die von der KI generierten Zusammenfassungen einfließen lassen. Trotz dieser Bedenken zeigt Steven Johnson, wie das Tool seinen kreativen Prozess tiefgreifend beeinflusst hat, insbesondere indem es als Erweiterung seines Gedächtnisses in Form dessen, was er sein "Alles-Notizbuch" nennt, fungiert. Das Konzept eines "zweiten Gehirns" gewinnt in Produktivitätskreisen an Bedeutung, wobei digitale Werkzeuge viele Routineaufgaben übernehmen und so Zeit für höherwertige Aktivitäten frei machen. Unternehmen wie Notion bieten umfassende Organisationstools mit Kollaborationsfunktionen, während Capacities eine neuartige Möglichkeit bietet, Notizen als "Objekte" zu klassifizieren und zu verknüpfen, um die Informationswiederauffindung zu unterstützen. Obwohl diese Werkzeuge anfangs überwältigend sein können, versprechen sie eine gesteigerte Produktivität durch personalisierte Setups. Diese Plattformen sind für Produktivitätsbegeisterte entwickelt worden und bieten Werkzeuge, die auf komplexe Organisationsaufgaben zugeschnitten sind. Dennoch ist es entscheidend, Produktivität nicht mit bloßer Geschäftigkeit zu verwechseln, wie Anna Gurun von HSM Advisory betont. Der erfolgreiche Einsatz von Tools erfordert Klarheit über die angestrebten Ergebnisse und das Bewusstsein für die emotionalen Aspekte, die die Produktivität beeinflussen. Um die Fähigkeiten der KI weiter voranzutreiben, arbeiten Unternehmen an KI-"Agenten", die in der Lage sind, autonom Handlungen auszuführen, wie das Ausfüllen von Formularen oder das Buchen von Flügen. Diese Agenten könnten eines Tages die Terminplanung, Verhandlungen und sogar die Kommunikation im Namen der Benutzer übernehmen und unser Arbeiten grundlegend verändern. Insgesamt, obwohl diese neuen KI-Tools und Produktivitätsverbesserungen vielversprechend sind, hängt die Wirksamkeit solcher Instrumente stark von der Disziplin der Nutzer, der Klarheit ihrer Ziele und der Fähigkeit ab, Effizienz mit Kreativität in Einklang zu bringen.