در حین بازدید از مزرعه خانواده‌ام در ترکیه، متوجه شدم که عادات ارسال ایمیل من از کنترل خارج شده است. حتی در حین تعطیلات، خود را مشغول ارسال ایمیل‌هایی می‌یافتم که فکر می‌کردم باید بفرستم. به عنوان مدیرعامل، به بررسی مکرر ایمیل‌ها عادت کرده بودم که این موضوع باعث می‌شد زمان و تمرکزم کاهش یابد و توانایی من برای پرداختن به وظایف معنادار تحت تأثیر قرار گیرد. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که وقفه‌های ناشی از ایمیل‌ها می‌توانند مدت زمان انجام وظایف را به‌طور قابل توجهی افزایش دهند و به دلیل تغییر زمینه، عملکرد ذهنی را تضعیف کنند، همانطور که نویسنده کال نیوپورت به آن اشاره کرده است. برای بازپس‌گیری کنترل، تصمیم گرفتم بررسی ایمیل‌ها را به سه بار در روز محدود کنم: پس از روتین صبحگاهی، در زمان ناهار و قبل از پایان کار. این رویکرد می‌تواند در مواقع ضروری چالش‌برانگیز باشد، اما پیشرفت‌های هوش مصنوعی مدیریت صندوق ورودی من را بدون نظارت مداوم آسان‌تر کرده است. نمایندگان هوش مصنوعی، ابزارهای پیشرفته‌ای هستند که به‌طور خودکار وظایف را انجام می‌دهند و می‌توانند به مدیریت ایمیل کمک کنند. برخلاف ابزارهای سنتی هوش مصنوعی که نیاز به تلنگر دارند، این نمایندگان وظایف را به‌طور مستقل با استفاده از مدل‌های زبانی انجام می‌دهند. پلتفرم‌هایی مانند DumplingAI به کاربران امکان می‌دهند ربات‌های تمیزکننده ایمیل ایجاد کنند که می‌تواند به‌طور قابل توجهی زمان صرف شده برای فعالیت‌های کم‌ارزش مانند بررسی ایمیل را کاهش دهد. نماینده هوش مصنوعی من ایمیل‌ها را دسته‌بندی می‌کند و هرزنامه‌ها را فیلتر می‌کند، در حالی که مواردی را که نیاز به توجه دارند، برجسته می‌کند.

من دو دسته تنظیم کرده‌ام: “احتیاج به اقدام” برای مسائل فوری و “علامت‌گذاری به عنوان خوانده‌شده” برای اقلام غیر فوری مانند خبرنامه‌ها. این نماینده ایمیل‌ها را حذف نمی‌کند بلکه آنها را برای بررسی‌های بعدی سازماندهی می‌کند. همچنین می‌تواند به‌طور خودکار وظایف را در برنامه‌هایی مانند Notion ایجاد کند یا رویدادهایی به تقویم من اضافه کند و فرایند کار من را تسهیل کند. به مرور زمان، این نماینده یاد می‌گیرد که الگوها را شناسایی کند و اولویت‌بندی وظایف را بهبود می‌بخشد. اجرای یک نماینده هوش مصنوعی نیاز به تنظیمات اولیه دارد، اما صرفه‌جویی در زمان کسب‌شده چشم‌گیر است. این امر به من امکان می‌دهد تا بر روی کارهای حیاتی تمرکز کنم بدون اینکه تحت فشار وقفه‌های مداوم مدیریت ایمیل قرار بگیرم و منجر به جلسات کاری تولیدی و بدون وقفه می‌شود. در نهایت، آرامشی که از محدود کردن بررسی ایمیل‌ها حاصل می‌شود به من این امکان را می‌دهد که بر روی وظایف مهم تمرکز کنم، زیرا نماینده هوش مصنوعی من به‌طور مؤثر صندوق ورودی من را مدیریت می‌کند و به نوعی مانند یک دستیار شخصی عمل می‌کند.