Vierailessani perheeni tilalla Turkissa, huomasin sähköpostitottumusteni olevan hallitsemattomat. Huomasin, että olin keskittynyt sähköposteihin, joita luulin tarvitsevani lähettää, jopa lomalla. Toimitusjohtajana olin kehittänyt pakonomaisen tavan tarkistaa sähköposteja usein, mikä haittasi aikaani ja keskittymistäni – vaikuttaen kykyyni osallistua merkityksellisiin tehtäviin. Tutkimukset osoittavat, että sähköpostien keskeytykset voivat merkittävästi pidentää tehtävien kestoa ja heikentää kognitiivista toimintaa kontekstinvaihdoksesta johtuen, kuten kirjailija Cal Newport on todennut. Ottaakseni hallinnan takaisin, päätin rajoittaa sähköpostitarkistukseni kolmeen kertaan päivässä: aamurutiinin jälkeen, lounasaikaan ja ennen työpäivän päättymistä. Tämä lähestymistapa voi olla haastava kiireellisten asioiden ilmetessä, mutta tekoälyn edistysaskeleet ovat helpottaneet postilaatikkoni hallintaa ilman jatkuvaa valvontaa. Tekoälyagentit, edistyneet työkalut, jotka suorittavat tehtäviä itsenäisesti, voivat auttaa sähköpostinhallinnan tehostamisessa. Toisin kuin perinteiset tekoälytyökalut, jotka vaativat kehotteita, nämä agentit suorittavat tehtäviä itsenäisesti käyttäen kielimalleja. Ympäristöt kuten DumplingAI sallivat käyttäjien luoda sähköpostin siivousboteja, jotka voivat merkittävästi vähentää aikaa, joka kuluu vähäarvoisiin aktiviteetteihin, kuten sähköpostin tarkistamiseen. Minun tekoälyagenttini luokittelee sähköposteja, suodattaen roskapostin ja korostaen niitä, jotka vaativat huomiota.

Olen luonut kaksi kategoriaa: "Toiminta vaatimassa" kiireellisiä asioita varten ja "Merkitse luetuksi" ei-kiireellisiä kohteita, kuten uutiskirjeitä varten. Agentti ei poista sähköposteja, vaan järjestää ne myöhempää tarkastelua varten. Se voi myös automaattisesti luoda tehtäviä sovelluksissa kuten Notion tai lisätä tapahtumia kalenteriini, tehostaen työnkulkuani. Ajan myötä agentti oppii tunnistamaan malleja, parantaen tehtävien priorisointia. Tekoälyagentin käyttöönotto vaatii aluksi jonkin verran asetusten tekemistä, mutta saadut aikansäästöt ovat merkittävät. Se mahdollistaa keskittymisen kriittiseen työhön ilman, että sähköpostinhallinnan jatkuva keskeytys hidastaa toimintaani, mikä johtaa tuottavampiin ja keskeytymättömiin työskentelysession. Lopulta rauha mielessä, joka syntyy sähköpostitarkistusten rajoittamisesta, antaa minulle mahdollisuuden keskittyä tärkeisiin tehtäviin, sillä tekoälyagenttini toimii henkilökohtaisena assistenttina hallinnoimalla postilaatikkoani tehokkaasti.