Á meðan ég heimsótti bóndabæ fjölskyldu minnar í Tyrklandi, áttaði ég mig á því að tölvupóstvenjur mínar voru í óreglu. Ég fann mig truflaðan af tölvupóstum sem ég hélt að ég þyrfti að senda, jafnvel í fríinu. Sem forstjóri hafði ég þróað nauðsyn að athuga tölvupóst reglulega, sem tók frá tíma minni og einbeitingu - sem hafði áhrif á færni mína til að taka þátt í merkingarbærum verkefnum. Rannsóknir sýna að truflanir frá tölvupósti geta aukið tíma verkefna verulega og skert vitsmunalega virkni vegna þess að skipta þarf um aðstæður, eins og höfundurinn Cal Newport hefur bent á. Til að endurvinna stjórn ákvað ég að takmarka hvort skipti á tölvupósti við þrisvar á dag: eftir morgunrútínu mína, í hádeginu og fyrir lok vinnudags. Þessi aðferð getur verið krefjandi þegar bráðamál koma upp, en framfarir í gervigreind hafa gert það auðveldara að stjórna póstkassanum mínum án sífelldrara aðgerða. Gervigreindarfulltrúar, háþróaðar tólar sem framkvæma verkefni sjálfstætt, geta hjálpað til við að einfalda stjórnun tölvupósts. Ólíkt hefðbundnum gervigreindartólum sem krafast fyrirmæla, framkvæma þessir aðilar verkefni sjálfstætt með því að nota málgreiningarlíkön. Vettvangar eins og DumplingAI leyfa notendum að búa til tölvupósts Clean-up-botni, sem getur dregið verulega úr tímanum sem varið er í lággildisathafnir eins og að athuga tölvupóst. Gervigreindarfulltrúinn minn flokkast tölvupósta, síar út ruslpóst en hefur einnig frumkvæði að þeim sem krafist er aðgerða á.

Ég setti upp tvær flokka: "Aðgerðir Krafist" fyrir bráðamál og "Merki sem Lesið" fyrir ekki bráð mál eins og fréttabréf. Fulltrúinn eyðir ekki tölvupósti heldur raðar honum fyrir síðar umfjöllun. Hann getur einnig sjálfkrafa búið til verkefni í forritum eins og Notion eða bætt við atburðum í dagatalið mitt, sem einfaldar vinnuflæðið mitt. Með tímanum lærir fulltrúinn að þekkja mynstur, sem eykur forgangsröðun verkefna. Innlögn gervigreindarfulltrúa kallar á ákveðna uppsetningu í byrjun, en tímasparnaðurinn sem fæst er verulegur. Þetta gerir mér kleift að einbeita mér að mikilvægu starfi án þess að festast í sífelldri truflun frá tölvupóststjórnun, sem leiðir til frjórri og ótruflaðrar vinnu. Að lokum gerir friðurinn sem fylgir því að takmarka tölvupóstsathuganir mér kleift að einbeita mér að mikilvægu verkefnum, þar sem gervigreindarfulltrúinn minn virkar eins og persónulegur aðstoðarmaður sem sér um póstkassann minn á áhrifaríkan hátt.