Wakati nilipotembelea shamba la familia yangu nchini Uturuki, niligundua kwamba tabia zangu za kutumia barua pepe zilikuwa nje ya udhibiti. Nilijikuta nikitumbuiza na barua pepe nilidhani nilihitaji kutuma, hata wakati wa likizo. Kama Mkurugenzi Mtendaji, nilikuwa nimejenga tabia ya kuangalia barua pepe mara kwa mara, ambayo ilikosesha muda wangu na umakini – ikihusisha uwezo wangu wa kushiriki katika kazi zinazofaa. Utafiti unaonyesha kwamba usumbufu kutoka kwa barua pepe unaweza kuongeza muda wa kazi kwa kiasi kikubwa na kuathiri kazi za akili kutokana na kubadilisha muktadha, kama ilivyosemwa na mwandishi Cal Newport. Ili kurejesha udhibiti, niliamua kupunguza ukaguzi wa barua pepe hadi mara tatu kwa siku: baada ya ratiba yangu ya asubuhi, wakati wa chakula cha mchana, na kabla ya kumaliza kazi. Njia hii inaweza kuwa ngumu wakati masuala ya dharura yanapojitokeza, lakini maendeleo katika AI yamefanya iwe rahisi kudhibiti kikasha changu bila uangalizi wa mara kwa mara. Mawakala wa AI, zana za kisasa zinazofanya kazi kwa uhuru, zinaweza kusaidia kurahisisha usimamizi wa barua pepe. Tofauti na zana za AI za jadi zinazohitaji maelekezo, mawakala hawa wanatekeleza kazi kwa uhuru wakitumia mifano ya lugha. Majukwaa kama DumplingAI yanawaruhusu watumiaji kuunda roboti za kusafisha barua pepe, ambazo zinaweza kupunguza muda uliopewa shughuli za chini kama ukaguzi wa barua pepe. Wakala wangu wa AI anapanga barua pepe, akichuja spam huku akionyesha zile zinazohitaji umakini.

Nimeanzisha makundi mawili: "Vitendo Vinavyohitajika" kwa mambo ya dharura na "Isha kama Imeonekana" kwa vitu visivyohitaji dharura kama vilivyojulikana. Wakala huyu hafuti barua pepe bali anazipanga kwa ajili ya marejeo ya baadaye. Pia anaweza kuunda kazi moja kwa moja katika programu kama Notion au kuongeza matukio kwenye kalenda yangu, akiimarisha mtiririko wangu wa kazi. Kwa muda, wakala huyu anajifunza kutambua mifumo, kuboresha kipaumbele cha kazi zake. Utekelezaji wa wakala wa AI unahitaji uwekaji wa awali, lakini muda wa akiba unaopatikana ni mkubwa. Unaniwezesha kuzingatia kazi muhimu bila kukabiliwa na usumbufu wa mara kwa mara wa usimamizi wa barua pepe, na kusababisha vikao vya kazi vyenye uzito na bila kukatizwa. Hatimaye, amani ya akili inayotokana na kupunguza ukaguzi wa barua pepe inaniruhusu kuzingatia kazi muhimu, kwani wakala wangu wa AI anafanya kazi kama msaidizi binafsi kwa kuendesha kikasha changu kwa ufanisi.