Eine zunehmende Zahl von Mitarbeitenden integriert generative künstliche Intelligenz (KI)-Werkzeuge wie ChatGPT in ihre tägliche Arbeit, oft ohne das Wissen ihrer Arbeitgeber. Eine aktuelle Ivanti-Studie ergab, dass 42 % der Büroangestellten generative KI-Technologien nutzen, wobei jeder Dritte diese Nutzung vor den Organisationen verbergt. Dieser Trend zeigt einen bedeutenden Wandel bei der Akzeptanz von KI am Arbeitsplatz und wirft wichtige Fragen zu Unternehmensrichtlinien und Mitarbeiterrationalen auf. Die Geheimhaltung bezüglich der KI-Nutzung resultiert aus verschiedenen Faktoren. Viele Unternehmen verfügen über unklare oder unzureichende KI-Richtlinien, wodurch die Mitarbeitenden unsicher sind, was erlaubt ist. Andere verbieten oder beschränken bestimmte KI-Werkzeuge ausdrücklich aus Sicherheits- und Datenschutzgründen, was Mitarbeitende motiviert, ihre Nutzung zu verbergen, um disziplinarische Maßnahmen zu vermeiden. Zudem verbergen einige Mitarbeitende ihre KI-Nutzung, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, indem sie Produktivität, Kreativität oder Problemlösungsfähigkeiten steigern, ohne ihre KI-Hilfsmittel offenzulegen. Ursprünglich reagierten Organisationen auf KI mit Vorsicht oder sogar Ablehnung, aus Angst, dass sensible Informationen durch cloudbasierte KI-Plattformen preisgegeben werden könnten. Dies führte zu einem Stigma im Zusammenhang mit KI am Arbeitsplatz, was die Mitarbeitenden dazu veranlasste, KI-Tools heimlich zu verwenden – eine Praxis, die als „Shadow AI“ oder BYOAI („Bring Your Own AI“) bekannt ist. Dies verdeutlicht die wachsende Kluft zwischen Mitarbeitendenverhalten und Organisationensteuerung in Zeiten rapiden technologischen Wandels. Trotz der Bedenken der Arbeitgeber zeigt die Ivanti-Studie, dass häufige KI-Anwender in der Regel die Nutzung ähnlicher Tools durch ihre Kollegen akzeptieren. Das deutet darauf hin, dass direkte Erfahrung die Wertschätzung fördert und die Integration von KI am Arbeitsplatz normalisiert.

Diese Akzeptanz steht jedoch im Gegensatz zu dem Mangel an formalen Richtlinien und Unterstützung seitens der Arbeitgeber, was den Bedarf unterstreicht, die Unternehmensrichtlinien weiterzuentwickeln. Experten für Arbeitsplatztechnologie und KI-Ethik betonen die Bedeutung der Entwicklung anpassungsfähiger Richtlinien, die mit den Fortschritten in der KI-Technologie Schritt halten. Da generative KI immer ausgefeilter wird und tief in Arbeitsrollen integriert ist, müssen Organisationen ein Gleichgewicht finden zwischen dem Schutz sensibler Daten, der Einhaltung von Vorschriften und der Förderung von Innovation sowie Produktivität. Offener Dialog und Zusammenarbeit über den Einsatz von KI können Geheimhaltung und Spannungen zwischen Mitarbeitenden und Management verringern. Klare, gut kommunizierte KI-Richtlinien können Mitarbeitende befähigen, diese Werkzeuge verantwortungsvoll und selbstbewusst zu nutzen. Solche Richtlinien könnten genehmigte KI-Tools, akzeptable Anwendungsfälle, Schulungen zu Datenschutz und Ethik sowie Kanäle für die Meldung von KI-Bedenken umfassen. Eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens erlaubt es Unternehmen, die Vorteile der KI zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Der Aufstieg der generativen KI als zentraler Bestandteil moderner Büroarbeit bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Da Mitarbeitende zunehmend KI für Aufgaben wie das Verfassen von Mitteilungen, Programmieren und Datenanalyse verwenden, verschwimmen die Grenzen zwischen autorisierter und unautorisierter KI-Nutzung. Arbeitgeber, die diese Fragen proaktiv angehen, können Talente effektiver anwerben und binden, die Effizienz steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einer technologiegetriebenen Umgebung sichern. Zusammenfassend hebt die Ivanti-Studie die weitverbreitete, geheime Nutzung von generativer KI unter Mitarbeitenden hervor und unterstreicht die dringende Notwendigkeit für Unternehmen, ihre KI-Richtlinien zu aktualisieren und zu klären, Offenheit bei der Nutzung von KI-Tools zu fördern und Mitarbeitende im verantwortungsvollen Umgang mit KI zu schulen. Dies wird dazu beitragen, Mitarbeitende zu entlasten, Shadow-AI-Praktiken zu verringern und eine effektivere sowie ethisch vertretbare Integration von KI in den Geschäftsalltag zu ermöglichen.