تعداد فزاینده‌ای از کارمندان در حال ادغام ابزارهای هوش مصنوعی تولیدکننده مانند ChatGPT در کار روزمره خود هستند، اغلب بدون اطلاع کارفرمایانشان. مطالعه اخیر شرکت آوانتی نشان داد که 42 درصد از کارمندان اداری از فناوری‌های هوش مصنوعی تولیدکننده استفاده می‌کنند، و از هر سه نفر، یکی این استفاده را مخفی نگه می‌دارد. این روند نشان‌دهنده یک تغییر بزرگ در پذیرش هوش مصنوعی در محل کار است و سؤالات مهمی درباره سیاست‌های سازمانی و رفتار کارمندان مطرح می‌کند. پنهان کاری در مورد استفاده از هوش مصنوعی ناشی از چند عامل است. بسیاری از شرکت‌ها سیاست‌های واضح یا کافی در زمینه هوش مصنوعی ندارند، که باعث ابهام کارمندان درباره موارد مجاز می‌شود. برخی دیگر استفاده از ابزارهای خاص هوش مصنوعی را به دلیل نگرانی‌های امنیتی و حریم خصوصی محدود یا ممنوع می‌کنند، و این امر کارمندان را وادار می‌کند تا استفاده خود را مخفی نگه دارند تا از مجازات جلوگیری کنند. علاوه بر این، برخی کارمندان برای کسب مزیت رقابتی، با افزایش بهره‌وری، خلاقیت یا حل مسئله، از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند ولی آن را آشکار نمی‌سازند. در ابتدا، سازمان‌ها نسبت به هوش مصنوعی با احتیاط یا با مخالفت صریح واکنش نشان دادند، زیرا نگران نشت اطلاعات حساس از طریق پلتفرم‌های هوش مصنوعی مبتنی بر ابری بودند. این موضوع، بر استفاده از هوش مصنوعی در محیط کاری بر انگشت استیگما ایجاد کرد و کارکنان را مجبور به استفاده مخفیانه از ابزارهای هوش مصنوعی کرد—رویّه‌ای که به آن «هوش مصنوعی سایه‌ای» یا BYOAI («آورده‌ای هوش مصنوعی خودت») گفته می‌شود. این نکته بر فاصله فزاینده‌ای میان رفتار کارمندان و سیاست‌های سازمانی در عصر تحول سریع فناوری تأکید می‌کند. با وجود نگرانی‌های کارفرمایان، مطالعه آوانتی نشان می‌دهد که کاربران هوش مصنوعی مکرر معمولاً پذیرای استفاده همتاهایشان از ابزارهای مشابه هستند، که این نشان می‌دهد تجربه مستقیم باعث افزایش درک و طبیعی شدن ادغام هوش مصنوعی در محیط کار می‌شود.

اما این پذیرش در مقابل نبود راهنمایی و حمایت رسمی کارفرمایان قرار دارد که نیاز به توسعه سیاست‌های سازمانی را نمایان می‌کند. کارشناسان فناوری و اخلاق در حوزه کار و هوش مصنوعی بر اهمیت توسعه سیاست‌های قابل انطباق تأکید دارند که همگام با پیشرفت‌های هوش مصنوعی باشد. با پیشرفته‌تر شدن و جای گرفتن هوش مصنوعی تولیدکننده در نقش‌های شغلی، سازمان‌ها باید تعادل میان محافظت از داده‌های حساس و تضمین نوآوری و بهره‌وری را حفظ کنند. ترویج گفت‌وگو و همکاری شفاف در مورد استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند میزان پنهان‌کاری و تنش‌ها بین کارمندان و مدیریت را کاهش دهد. راهنمایی‌های واضح و خوب منتقل‌شده درباره هوش مصنوعی می‌تواند کارمندان را توانمند سازد تا این ابزارها را با مسئولیت و اعتماد استفاده کنند. سیاست‌ها ممکن است ابزارهای تایید شده هوش مصنوعی، موارد قابل قبول استفاده، آموزش در زمینه حریم خصوصی داده‌ها و اخلاق، و راه‌های گزارش نگرانی‌های مربوط به هوش مصنوعی را مشخص کند. ایجاد فرهنگی از شفافیت و اعتماد به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا از منافع هوش مصنوعی بهره‌مند شوند و در عین حال ریسک‌ها را به حداقل برسانند. رشد هوش مصنوعی تولیدکننده به عنوان یک بخش اصلی در کارهای اداری مدرن، چالش‌ها و فرصت‌های زیادی را فراهم می‌کند. با افزایش استفاده کارمندان از هوش مصنوعی در انجام وظایفی چون تنظیم نامه‌ها، برنامه‌نویسی و تحلیل داده‌ها، مرز بین استفاده مجاز و غیرمجاز از هوش مصنوعی محو می‌شود. کارفرماهایی که به‌طور فعال به این مسائل می‌پردازند، می‌توانند بهتر استعدادها را جذب و نگه‌دارند، بهره‌وری را بالا ببرند و در یک محیط مبتنی بر فناوری رقابتی باقی بمانند. در جمع‌بندی، مطالعه آوانتی استفاده گسترده و مخفیانه از هوش مصنوعی تولیدکننده در بین کارمندان را نشان می‌دهد، و بر ضرورت فوریت در به‌روزرسانی و شفاف‌سازی سیاست‌های هوش مصنوعی، تشویق به صداقت درباره ابزارهای هوش مصنوعی و آموزش کارکنان در مورد استفاده مسئولانه از آن تأکید می‌کند. انجام این اقدامات، نگرانی‌های کارمندان را کاهش می‌دهد، رویه‌های سایه‌ای هوش مصنوعی را کم‌رنگ می‌کند و امکان ادغام مؤثر و اخلاقی هوش مصنوعی در عملیات روزمره کسب‌وکار را فراهم می‌کند.