Sve više zaposlenika integrira generativne umjetne inteligencijske (AI) alate poput ChatGPT-a u svoje svakodnevne poslove, često bez znanja poslodavaca. Nedavno istraživanje tvrtke Ivanti pokazalo je da 42% uredskih radnika koristi generativne AI tehnologije, a jedna trećina krije tu uporabu od svojih organizacija. Ovaj trend otkriva veliku promjenu u prihvaćanju AI u radnom okruženju i potiče ključna pitanja o politikama tvrtki i ponašanju zaposlenika. Tajna oko korištenja AI proizlazi iz nekoliko faktora. Mnoge tvrtke nemaju jasne ili dovoljno razvijene politike o AI, ostavljajući radnike u nedoumici što je dopušteno. Neke ih izričito zabranjuju ili ograničavaju zbog zabrinutosti za sigurnost i privatnost podataka, motivirajući zaposlenike da skrivaju svoju uporabu kako bi izbjegli disciplinske mjere. Osim toga, neki zaposlenici skrivaju uporabu AI kako bi stekli konkurentsku prednost povećanjem produktivnosti, kreativnosti ili rješavanjem problema, ne otkrivajući da koriste AI pomoć. U početku su organizacije reagirale s oprezom ili izričitom odbojnošću prema AI zbog straha da bi se osjetljive informacije mogle kompromitirati putem oblaka baziranih AI platformi. To je stvorilo stigmu oko korištenja AI na radnom mjestu, potičući zaposlenike da koriste AI alate tajno—poznato kao „shadow AI“ ili BYOAI („uzmi svoj AI“). To ističe rastući jaz između ponašanja zaposlenika i organizacijskog upravljanja u brzoj tehnološkoj promjeni. Unatoč zabrinutostima poslodavaca, istraživanje Ivanti pokazuje da korisnici AI često prihvaćaju korištenje sličnih alata od strane svojih kolega, što sugerira da iskustvo s AI povećava osjećaj odobravanja i normalizira integraciju AI u radne procese.

Međutim, ovo prihvaćanje je u suprotnosti s nedostatkom formalnih smjernica i podrške od strane poslodavaca, što ukazuje na potrebu da se politike tvrtki razvijaju. Stručnjaci za tehnologiju na radnom mjestu i etiku AI naglašavaju važnost razvoja prilagodljivih politika koje prate napredak AI. Kako generativna AI postaje sofisticiranija i dublje ugrađena u radne zadatke, organizacije moraju pronaći ravnotežu između zaštite osjetljivih podataka i osiguranja usklađenosti s potrebama inovacija i produktivnosti. Otvoreni dijalog i suradnja o korištenju AI mogu smanjiti tajnost i napetost između zaposlenika i menadžmenta. Jasne i dobro komunicirane smjernice o AI mogu osnažiti zaposlenike da koriste ove alate odgovorno i samopouzdano. Politike bi mogle specificirati odobrene AI alate, definirati prihvatljive slučajeve korištenja, pružiti obuke o privatnosti podataka i etici, te uspostaviti kanale za prijavu problema s AI-jem. Stvaranje kulture transparentnosti i povjerenja omogućava tvrtkama da iskoriste prednosti AI uz minimalne rizike. Uspon generativne AI kao ključnog dijela modernog uredskog rada donosi i izazove i prilike. Kako zaposlenici sve više koriste AI za zadatke poput sastavljanja komunikacija, kodiranja i analize podataka, granice između ovlaštene i neovlaštene uporabe AI se brišu. Poslodavci koji proaktivno rješavaju ove izazove mogu bolje privući i zadržati talente, povećati učinkovitost i održati konkurentnost u tehnološki vođenom okruženju. Ukratko, istraživanje Ivanti ističe raširenu tajnu uporabu generativne AI među zaposlenicima, naglašavajući hitnu potrebu za ažuriranjem i pojašnjenjem politika o AI, poticanjem otvorenosti u korištenju alata i edukacijom radnika o odgovornoj uporabi AI. Takvim će se mjerama smanjiti zabrinutost zaposlenika, spriječiti praksu „shadow AI“ i omogućiti učinkovitiju, etičku integraciju AI u svakodnevne poslovne procese.