Jumlah karyawan yang mengintegrasikan alat kecerdasan buatan generatif (AI) seperti ChatGPT ke dalam pekerjaan sehari-hari mereka semakin meningkat, sering kali tanpa pengetahuan dari pihak pemberi kerja. Sebuah studi terbaru dari Ivanti menemukan bahwa 42% pekerja kantor menggunakan teknologi AI generatif, dengan satu dari tiga orang menyembunyikan penggunaan ini dari organisasi mereka. Tren ini mengungkapkan pergeseran besar dalam adopsi AI di tempat kerja dan memunculkan pertanyaan penting tentang kebijakan perusahaan serta perilaku karyawan. Kerahasiaan seputar penggunaan AI berasal dari beberapa faktor. Banyak perusahaan memiliki kebijakan AI yang tidak jelas atau tidak memadai, sehingga pekerja merasa tidak pasti tentang apa yang diperbolehkan. Beberapa secara tegas melarang atau membatasi alat AI tertentu karena kekhawatiran terhadap keamanan dan privasi data, mendorong karyawan menyembunyikan penggunaan mereka agar terhindar dari konsekuensi disiplin. Selain itu, beberapa karyawan menyembunyikan penggunaan AI mereka untuk mendapatkan keuntungan kompetitif dengan meningkatkan produktivitas, kreativitas, atau kemampuan menyelesaikan masalah tanpa mengungkapkan bantuan AI yang mereka gunakan. Awalnya, organisasi merespons dengan hati-hati atau bahkan secara tegas melarang penggunaan AI karena takut bahwa informasi sensitif dapat bocor melalui platform AI berbasis cloud. Hal ini menciptakan stigma terhadap penggunaan AI di tempat kerja, yang mendorong karyawan untuk mengadopsi alat AI secara diam-diam—sebuah praktik yang dikenal sebagai “shadow AI” atau BYOAI (“bring your own AI”). Ini menunjukkan adanya kesenjangan yang semakin melebar antara perilaku karyawan dan tata kelola organisasi di tengah perubahan teknologi yang cepat. Meskipun ada kekhawatiran dari pihak pemberi kerja, studi Ivanti menunjukkan bahwa pengguna AI yang sering menganggap penggunaan alat yang sama oleh rekan-rekan mereka sebagai hal yang umum, yang menunjukkan bahwa pengalaman langsung dapat meningkatkan apresiasi dan menormalisasi integrasi AI di tempat kerja.

Namun, penerimaan ini berbeda dengan kurangnya panduan dan dukungan formal dari pihak pemberi kerja, menandakan perlunya perusahaan untuk memperbarui dan mengembangkan kebijakan mereka. Para ahli teknologi dan etika AI di tempat kerja menekankan pentingnya mengembangkan kebijakan yang fleksibel dan mampu mengikuti perkembangan AI. Seiring AI generatif menjadi semakin canggih dan terintegrasi dalam peran pekerjaan, organisasi harus menyeimbangkan perlindungan data sensitif dan kepatuhan dengan dorongan untuk inovasi dan produktivitas. Mendorong dialog terbuka dan kolaborasi tentang penggunaan AI dapat mengurangi kerahasiaan dan ketegangan antara karyawan dan manajemen. Pedoman AI yang jelas dan dikomunikasikan dengan baik dapat memberdayakan karyawan untuk menggunakan alat ini secara bertanggung jawab dan percaya diri. Kebijakan tersebut mungkin mencakup mengidentifikasi alat AI yang disetujui, mendefinisikan kasus penggunaan yang dapat diterima, menyediakan pelatihan tentang privasi data dan etika, serta menetapkan saluran untuk melaporkan kekhawatiran terkait AI. Membangun budaya transparansi dan kepercayaan memungkinkan perusahaan memanfaatkan manfaat AI sekaligus meminimalkan risiko. Kebangkitan AI generatif sebagai bagian inti dari pekerjaan kantor modern menghadirkan tantangan dan peluang sekaligus. Dengan semakin banyak karyawan yang menggunakan AI untuk tugas-tugas seperti menyusun komunikasi, pemrograman, dan analisis data, batas antara penggunaan AI yang diizinkan dan yang tidak semakin kabur. Perusahaan yang proaktif dalam mengatasi isu-isu ini dapat lebih baik dalam menarik dan mempertahankan bakat, meningkatkan efisiensi, serta menjaga daya saing di lingkungan yang sangat bergantung pada teknologi. Singkatnya, studi Ivanti menyoroti penggunaan AI generatif secara tersembunyi yang meluas di kalangan pekerja, menegaskan perlunya perusahaan memperbarui dan memperjelas kebijakan AI, mendorong keterbukaan tentang alat AI, dan mendidik pekerja tentang penggunaan AI yang bertanggung jawab. Langkah ini akan membantu meredakan kekhawatiran karyawan, mengurangi praktik shadow AI, dan mendukung integrasi AI yang lebih efektif dan etis dalam operasi bisnis sehari-hari.