Een toenemend aantal werknemers integreert generatieve kunstmatige intelligentie (AI)-hulpmiddelen zoals ChatGPT in hun dagelijkse werk, vaak zonder dat hun werkgevers hiervan op de hoogte zijn. Een recent Ivanti-onderzoek wees uit dat 42% van de kantoorwerkers gebruikmaakt van generatieve AI-technologieën, terwijl één op de drie deze toepassing verborgen houdt voor hun organisatie. Deze trend wijst op een belangrijke verschuiving in de adoptie van AI op de werkplek en roept kritische vragen op over bedrijfsbeleid en gedrag van werknemers. De geheimhouding rondom AI-gebruik komt door verschillende factoren. Veel bedrijven hebben onduidelijke of onvoldoende AI-beleidslijnen, waardoor werknemers onzeker zijn over wat wel en niet is toegestaan. Andere organisaties verbieden of beperken expliciet het gebruik van bepaalde AI-hulpmiddelen uit zorgen over veiligheid en gegevensprivacy, wat werknemers ertoe aanzet hun gebruik te verbergen om disciplinaire maatregelen te voorkomen. Daarnaast verbergen sommige werknemers hun AI-gebruik om een concurrentievoordeel te behalen door productiviteit, creativiteit of probleemoplossende vaardigheden te verbeteren zonder hun AI-hulpmiddelen bekend te maken. Aanvankelijk reageerden organisaties met voorzichtigheid of zelfs afkeuring op AI, uit angst dat gevoelige informatie via cloud-gebaseerde AI-platforms gelekt kon worden. Dit leidde tot een stigma rond AI-gebruik op de werkplek, waardoor werknemers AI-tools in het geheim gingen gebruiken — een praktijk die bekendstaat als “shadow AI” of BYOAI (“breng je eigen AI”). Dit benadrukt een groeiende kloof tussen het gedrag van werknemers en het organisatorisch beleid im et snelle technologische veranderingen. Ondanks de zorgen van werkgevers toont de Ivanti-studie aan dat frequente AI-gebruikers over het algemeen het gebruik van soortgelijke tools door collega’s accepteren, wat erop wijst dat ervaring de waardering voor AI vergroot en de integratie ervan op de werkplek normaliseert. Echter, deze acceptatie staat in contrast tot het ontbreken van formele richtlijnen en ondersteuning vanuit werkgevers, wat aantoont dat bedrijven hun beleid moeten aanpassen en versterken. Experts op het gebied van werkplektechnologie en ethiek rondom AI benadrukken het belang van het ontwikkelen van flexibele beleidslijnen die gelijke tred houden met AI-ontwikkelingen.

Naarmate generatieve AI geavanceerder wordt en meer geïntegreerd in functies, moeten organisaties een balans vinden tussen het beschermen van gevoelige gegevens en het stimuleren van innovatie en productiviteit. Open dialoog en samenwerking over AI-gebruik kunnen geheimhouding en spanningen tussen werknemers en management verminderen. Duidelijke, goed gecommuniceerde richtlijnen voor AI kunnen werknemers in staat stellen deze tools verantwoordelijk en met vertrouwen te gebruiken. Beleidslijnen kunnen onder meer goedgekeurde AI-hulpmiddelen specificeren, acceptabele gebruiksscenario’s definiëren, trainingen bieden over gegevensprivacy en ethiek, en kanalen voor het melden van AI-gerelateerde zorgen opzetten. Het creëren van een cultuur van transparantie en vertrouwen stelt bedrijven in staat om de voordelen van AI te benutten en tegelijk de bijbehorende risico’s te beperken. De opkomst van generatieve AI als kernonderdeel van het moderne kantoorwerk brengt zowel uitdagingen als kansen met zich mee. Aangezien werknemers steeds vaker AI gebruiken voor taken zoals het opstellen van communicaties, coderen en data-analyse, vervagen de grenzen tussen toegestaan en verboden gebruik. Werkgevers die proactief deze kwesties adresseren, kunnen beter talent aantrekken en behouden, de efficiëntie verhogen en de concurrentiekracht in een technologiegedreven omgeving versterken. Samenvattend onderstreept de Ivanti-studie dat het wereldwijde gebruik van generatieve AI door werknemers vaak in het geheim gebeurt. Dit wijst op de urgente noodzaak voor bedrijven om hun AI-beleidslijnen bij te werken en te verduidelijken, openheid over AI-hulpmiddelen aan te moedigen en werknemers te educeren over verantwoord AI-gebruik. Door dit te doen, kunnen zij de zorgen van werknemers verminderen, shadow AI-praktijken terugdringen en een meer effectieve, ethische integratie van AI in de dagelijkse bedrijfsvoering mogelijk maken.