Ett ökande antal anställda integrerar generativa artificiella intelligensverktyg (AI) som ChatGPT i sitt dagliga arbete, ofta utan att deras arbetsgivare är medvetna om det. En nyligen genomförd studie av Ivanti visar att 42 % av kontorsarbetare använder sig av generativa AI-teknologier, där var tredje behåller denna användning hemlig för sina organisationer. Denna trend avslöjar en stor förändring i AI-adoption på arbetsplatsen och väcker viktiga frågor om företags policyer och anställdas beteende. Mysteriet kring AI-användning beror på flera faktorer. Många företag har oklara eller otillräckliga AI-policyer, vilket lämnar arbetstagare osäkra på vad som är tillåtet. Andra förbjuder eller begränsar uttryckligen vissa AI-verktyg på grund av oro för säkerhet och dataskydd, vilket motiverar anställda att dölja sin användning för att undvika disciplinära åtgärder. Dessutom gömmer vissa anställda sin AI-användning för att få en konkurrensfördel genom att öka produktiviteten, kreativiteten eller problemlösningen utan att avslöja sitt AI-stöd. Inledningsvis reagerade organisationer med försiktighet eller direkt avrådan mot AI, på grund av rädsla för att känslig information kan läcka via molnbaserade AI-plattformar. Detta skapade en stigma kring AI-användning på jobbet, vilket ledde till att anställda började använda AI-verktyg i hemlighet — en praxis som ofta kallas ”shadow AI” eller BYOAI (”bring your own AI”). Detta understryker en växande klyfta mellan anställdas beteende och organisatorisk styrning i takt med snabb teknologisk utveckling. Trots arbetsgivares oro visar Ivanti-studien att frekventa AI-användare generellt är förlåtande mot sina kollegors användning av liknande verktyg, vilket tyder på att direkt erfarenhet ökar uppskattningen och normaliserar AI-integration på arbetsplatsen.

Men denna acceptans står i kontrast till arbetsgivares brist på formell vägledning och stöd, vilket pekar på behovet av att företag utvecklar sina policyer. Experter på arbetsplatsteknologi och AI-etik betonar vikten av att utveckla flexibla policyer som kan följa med AI:s framsteg. Då generativ AI blir mer sofistikerad och integrerad i arbetsroller måste organisationer balansera skyddet av känslig data och efterlevnad med att möjliggöra innovation och produktivitet. Att främja öppen dialog och samarbete kring AI-användning kan minska hemlighållandet och spänningarna mellan anställda och ledning. Tydliga, välkommunicerade AI-riktlinjer kan ge anställda förtroende att använda dessa verktyg ansvarsfullt. Policys kan specificera godkända AI-verktyg, definiera acceptabla användningsområden, erbjuda utbildning om dataintegritet och etik samt skapa kanaler för rapportering av AI-relaterade bekymmer. En kultur av öppenhet och tillit gör det möjligt för företag att dra nytta av AI:s fördelar samtidigt som riskerna minimeras. Generativ AI:s framväxt som en central del av modernt kontorsarbete innebär både utmaningar och möjligheter. Medan anställda i allt högre grad använder AI för uppgifter som att skriva kommunikation, programmera och analysera data, suddas gränsen mellan godkänd och otillåten AI-användning ut. Arbetsgivare som proaktivt tar itu med dessa frågor kan bättre attrahera och behålla talanger, öka effektiviteten och behålla sin konkurrenskraft i en teknologidriven miljö. Sammanfattningsvis visar Ivanti-studien att hemlig användning av generativ AI är utbrett bland anställda, vilket understryker den akuta behovet för företag att uppdatera och tydliggöra sina AI-policyer, uppmuntra öppenhet kring AI-verktyg och utbilda arbetstagare i ansvarsfull AI-användning. Detta kommer att underlätta för att möta anställdas oro, minska skugg-AI-praktiker och möjliggöra en mer effektiv, etisk integrering av AI i dagliga affärsprocesser.