จำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นกำลังนำเครื่องมือปัญญาประดิษฐ์สร้างสรรค์ (AI) เช่น ChatGPT เข้ามาใช้ในงานประจำวันของตน โดยส่วนใหญ่มักจะไม่แจ้งให้ผู้ว่าจ้างทราบ จากการศึกษาของ Ivanti ล่าสุดพบว่า พนักงานออฟฟิศร้อยละ 42 ใช้เทคโนโลยี AI สร้างสรรค์ โดยหนึ่งในสามของพวกเขาเก็บการใช้งานนี้เป็นความลับจากองค์กรของตน แนวโน้มนี้แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในเรื่องการนำ AI เข้ามาใช้ในที่ทำงาน และทำให้เกิดคำถามสำคัญเกี่ยวกับนโยบายบริษัทและพฤติกรรมของพนักงาน ความลับเรื่องการใช้งาน AI นี้เกิดจากหลายปัจจัย หลายบริษัทมีนโยบายเกี่ยวกับ AI ที่ไม่ชัดเจนหรือไม่เพียงพอ ทำให้พนักงานไม่แน่ใจว่าสิ่งใดอนุญาตได้ อีกทั้งบางองค์กรห้ามหรือจำกัดการใช้งานเครื่องมือ AI บางอย่างด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ซึ่งเป็นเหตุผลที่ทำให้พนักงานต้องปกปิดการใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบด้านวินัย นอกจากนี้ยังมีพนักงานบางคนซ่อนการใช้งาน AI เพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขัน เช่น การเพิ่มผลผลิต ความคิดสร้างสรรค์ หรือการแก้ปัญหา โดยไม่เปิดเผยการช่วยเหลือจาก AI ในช่วงแรก องค์กรมีการตอบสนองด้วยความระมัดระวังหรือแม้แต่การไม่สนับสนุนการใช้ AI เนื่องจากกังวลว่าข้อมูลที่เป็นความลับอาจรั่วไหลผ่านแพลตฟอร์ม AI บนคลาวด์ ซึ่งส่งผลให้เกิดการตีตราเกี่ยวกับการใช้งาน AI ในที่ทำงาน ทำให้พนักงานต้องนำเครื่องมือ AI มาใช้ในลักษณะลับๆ ซึ่งเรียกว่าการใช้ “shadow AI” หรือ BYOAI (“นำ AI ของตนเองมาใช้”) ซึ่งเป็นเครื่องหมายของช่องว่างที่เพิ่มขึ้นระหว่างพฤติกรรมของพนักงานและการกำกับดูแลขององค์กร ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วนี้ แม้ผู้ว่าจ้างจะมีความกังวล แต่การศึกษาของ Ivanti ก็แสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ใช้งาน AI เป็นประจำส่วนใหญ่ยอมรับการใช้เครื่องมือคล้ายกันจากเพื่อนร่วมงาน ซึ่งชี้ให้เห็นว่าประสบการณ์ตรงช่วยเพิ่มความเข้าใจและทำให้การบูรณาการ AI ในงานเป็นเรื่องปกติ อย่างไรก็ตาม การยอมรับนี้กลับขัดแย้งกับขาดแนวทางและการสนับสนุนอย่างเป็นทางการจากผู้ว่าจ้าง ซึ่งบ่งชี้ว่าสิ่งสำคัญคือองค์กรต้องปรับเปลี่ยนนโยบายของตน นักเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีในที่ทำงานและจริยธรรมของ AI เน้นย้ำถึงความสำคัญของการพัฒนานโยบายที่สามารถปรับตัวให้ทันกับความก้าวหน้าของ AI ขณะนี้ที่ generative AI มีความซับซ้อนมากขึ้นและฝังแน่นอยู่ในบทบาทงาน องค์กรต้องสร้างสมดุลระหว่างการปกป้องข้อมูลสำคัญและการสนับสนุนความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม การส่งเสริมการสนทนาเปิดเผยและความร่วมมือเกี่ยวกับการใช้ AI จะช่วยลดความลับและความตึงเครียดระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร นโยบาย AI ที่ชัดเจนและสื่อสารได้ดีจะช่วยให้พนักงานใช้งานเครื่องมือเหล่านี้อย่างรับผิดชอบและมั่นใจ นโยบายอาจกำหนดให้ใช้ AI จากเครื่องมือที่ได้รับอนุญาต ระบุกรณีการใช้งานที่ยอมรับได้ มีการฝึกอบรมด้านความเป็นส่วนตัวและจริยธรรมของข้อมูล รวมทั้งจัดช่องทางรายงานข้อกังวลเกี่ยวกับ AI การสร้างวัฒนธรรมความโปร่งใสและความไว้ใจ จะช่วยให้บริษัทใช้ประโยชน์จาก AI ได้เต็มที่โดยยังลดความเสี่ยง การเพิ่มขึ้นของ AI สร้างบทบาทสำคัญในงานออฟฟิศสมัยใหม่ ซึ่งเป็นทั้งความท้าทายและโอกาส ขณะนี้พนักงานใช้ AI ในงานต่างๆ เช่น การร่างข้อความ การเขียนโค้ด และการวิเคราะห์ข้อมูลมากขึ้น ทำให้เส้นแบ่งระหว่างการใช้งานที่ได้รับอนุญาตและผิดกฎหมายเริ่มไม่ชัดเจน เจ้าของงานที่เตรียมตัวและจัดการปัญหาเหล่านี้ได้ดี จะสามารถดึงดูดและรักษาบุคลากร เพิ่มประสิทธิภาพงาน และรักษาความสามารถในการแข่งขันในยุคเทคโนโลยี โดยสรุป การศึกษาของ Ivanti เน้นย้ำให้เห็นถึงการใช้งาน AI สร้างสรรค์อย่างลับๆ ในกลุ่มพนักงานอย่างแพร่หลาย ซึ่งเป็นเรื่องเร่งด่วนที่บริษัทควรปรับปรุงและชัดเจนเกี่ยวกับนโยบาย AI ส่งเสริมความเปิดเผยเกี่ยวกับเครื่องมือ AI และให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับการใช้งาน AI อย่างรับผิดชอบ การทำเช่นนี้จะช่วยบรรเทาความกังวลของพนักงาน ลดการใช้ AI ที่ซ่อนเร้น และทำให้การบูรณาการ AI มีประสิทธิภาพและจริยธรรมมากขึ้นในกิจกรรมธุรกิจประจำวัน