Số lượng nhân viên ngày càng tăng tích hợp các công cụ trí tuệ nhân tạo sáng tạo (AI) như ChatGPT vào công việc hàng ngày, thường không cho nhà tuyển dụng biết. Một nghiên cứu gần đây của Ivanti cho thấy 42% nhân viên văn phòng sử dụng công nghệ AI sáng tạo, trong đó cứ ba người thì có một người giữ kín việc này khỏi tổ chức của mình. Xu hướng này cho thấy một sự chuyển biến lớn trong việc chấp nhận AI tại nơi làm việc và đặt ra những câu hỏi cấp thiết về chính sách doanh nghiệp và hành vi của nhân viên. Sự bí mật về việc sử dụng AI bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân. Nhiều công ty chưa có quy định rõ ràng hoặc đầy đủ về AI, khiến công nhân không rõ những gì được phép hoặc không. Một số công ty cấm hoặc hạn chế rõ ràng các công cụ AI nhất định vì lo ngại về an ninh và quyền riêng tư dữ liệu, thúc đẩy nhân viên che giấu việc sử dụng để tránh hậu quả kỷ luật. Ngoài ra, một số nhân viên giấu việc dùng AI để có lợi thế cạnh tranh bằng cách tăng năng suất, sáng tạo hoặc khả năng giải quyết vấn đề mà không tiết lộ sự trợ giúp của AI. Ban đầu, các tổ chức phản ứng thận trọng hoặc hoàn toàn không khuyến khích việc dùng AI do sợ lộ lọt thông tin nhạy cảm qua các nền tảng AI dựa trên đám mây. Điều này tạo ra kỳ thị xung quanh việc sử dụng AI tại nơi làm việc, đẩy nhân viên phải sử dụng công cụ AI một cách bí mật – gọi là “shadow AI” hoặc BYOAI (“bring your own AI”). Điều này phản ánh một khoảng cách ngày càng lớn giữa hành vi của nhân viên và sự quản lý của tổ chức trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng. Mặc dù lo ngại từ nhà tuyển dụng, nghiên cứu của Ivanti cho thấy những người thường xuyên sử dụng AI thường chấp nhận việc đồng nghiệp của họ cũng dùng các công cụ tương tự, cho thấy rằng trải nghiệm trực tiếp làm tăng sự trân trọng và bình thường hóa việc tích hợp AI tại nơi làm việc.

Tuy nhiên, sự chấp nhận này trái ngược với việc các nhà tuyển dụng thiếu hướng dẫn chính thức và hỗ trợ, cho thấy doanh nghiệp cần phải cập nhật chính sách của mình. Các chuyên gia về công nghệ và đạo đức AI trong môi trường làm việc nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển các chính sách linh hoạt phù hợp với tiến bộ của AI. Khi AI sáng tạo ngày càng tinh vi và gắn bó hơn với vai trò công việc, các tổ chức cần cân bằng giữa việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ, đồng thời thúc đẩy đổi mới sáng tạo và năng suất. Thúc đẩy đối thoại cởi mở và hợp tác về việc sử dụng AI có thể giúp giảm bí mật và xung đột giữa nhân viên và quản lý. Các hướng dẫn rõ ràng, được truyền đạt tốt về AI có thể giúp nhân viên sử dụng các công cụ này một cách có trách nhiệm và tự tin. Chính sách có thể xác định rõ các công cụ AI được phép dùng, các trường hợp sử dụng phù hợp, cung cấp đào tạo về quyền riêng tư và đạo đức dữ liệu, cũng như thiết lập các kênh báo cáo các vấn đề liên quan đến AI. Tạo ra một văn hóa minh bạch và tin cậy sẽ giúp các công ty tận dụng lợi ích của AI trong khi giảm thiểu rủi ro. Sự phát triển của AI sáng tạo như một phần cốt lõi của công việc văn phòng hiện đại mang lại cả thách thức và cơ hội. Khi nhân viên ngày càng sử dụng AI để soạn thảo nội dung, lập trình hay phân tích dữ liệu, ranh giới giữa việc sử dụng AI được phép và không được phép càng trở nên mơ hồ. Những nhà tuyển dụng chủ động giải quyết những vấn đề này có thể thu hút và giữ chân nhân tài tốt hơn, nâng cao hiệu quả và duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường công nghệ cao. Tóm lại, nghiên cứu của Ivanti nhấn mạnh việc sử dụng AI sáng tạo bí mật phổ biến trong nhân viên, nhấn mạnh nhu cầu cấp thiết cho các công ty cập nhật và làm rõ chính sách về AI, khuyến khích cởi mở về các công cụ AI, và giáo dục nhân viên về việc sử dụng AI một cách có trách nhiệm. Việc này sẽ giúp giảm bớt mối lo của nhân viên, hạn chế các hành vi dùng AI bóng tối, và thúc đẩy tích hợp AI một cách hiệu quả, đạo đức vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày.